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面談時の録音について
当事務所では、ご相談・ご依頼内容の正確な記録、業務品質の確保、および後日のトラブル防止のため、面談（対面・オンライン・電話を含む）の内容を録音させていただく場合があります。
1. 録音の目的
- ご相談内容の正確な記録および業務遂行上の確認
- 業務品質の維持・向上
- 後日の認識相違・トラブル防止
2. 録音データの取扱い
- 当事務所内の業務目的のみに使用し、外部への提供は行いません
- 法令に基づく開示請求等の場合を除き、第三者への開示は行いません
- 厳重に管理し、利用目的達成後は適切に廃棄します
3. ご了承事項
- 面談時に録音をお断りされたい場合は、事前にお申し出ください
- 録音内容は行政書士法第12条に基づく守秘義務の対象として扱います
生成AI（人工知能）の利用について
当事務所では、業務の品質向上および効率化のため、生成AI（ChatGPT、Claude等の対話型人工知能サービス）を業務処理ツールとして利用しています。AI利用にあたっては、以下の方針を厳守し、お客様の個人情報を適切に取り扱います。
1. 利用目的
- 文書のドラフト作成、文章校正、情報整理
- 法令・判例等の調査補助
- BCP（事業継続計画）等、各種書類の作成支援
- お問い合わせ・相談内容の整理および回答案の作成
2. 個人情報の取扱い
- 業務遂行に必要な範囲で、お客様からお預かりした情報をAIに入力する場合があります
- 入力するデータは業務目的に必要な最小限とし、不要な情報は除外します
- 入力データを学習に利用しない契約条件のAIサービスのみを使用します
- AIサービス事業者との契約により、入力情報の保存・二次利用は禁止されています
- 個人情報保護法第27条第5項の「クラウドサービス例外」に該当する形で運用しています
3. 守秘義務とセキュリティ
- AI利用に関わる全ての情報は、行政書士法第12条に基づく守秘義務の対象として、当事務所内と同等に厳重に取り扱います
- 通信経路は暗号化し、アクセス権限を当事務所内に限定します
4. 最終責任
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初出掲載：2023.5.7